Urząd Stanu Cywilnego obsługuje sprawy z zakresu aktów stanu cywilnego: rejestruje urodzenia, zgony i małżeństwa, wydaje odpisy oraz prowadzi sprostowania, uzupełnienia i unieważnienia zapisów. W strukturze są wydzielone działy odpowiedzialne za rejestrację małżeństw, urodzeń, zgonów oraz wydawanie odpisów i zaświadczeń. Z usług korzystają osoby potrzebujące oficjalnych dokumentów rodzinnych, pary planujące ślub cywilny oraz osoby zgłaszające zmiany nazwisk i imion.
Jak załatwić ślub cywilny?
Zgłoszenie i weryfikacja dokumentów odbywa się w Dziale Rejestracji Małżeństw. Para składa komplet dokumentów przed kierownikiem Urzędu; obie osoby muszą stawić się osobiście w celu potwierdzenia danych i chęci zawarcia małżeństwa. Po sprawdzeniu dokumentów urząd wyznacza termin ceremonii — terminy są zmienne i zależą od obciążenia w sezonie ślubnym.
Do złożenia dokumentów potrzebne są między innymi następujące dokumenty:
- odpisy aktów urodzenia,
- dowody osobiste lub paszporty,
- dokumenty potwierdzające stan cywilny (np. odpis prawomocnego orzeczenia rozwodu lub akt zgonu wcześniejszego małżonka),
- zaświadczenie z USC o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (ważne przez 6 miesięcy),
- pisemne oświadczenie i dokumenty cudzoziemca potwierdzające stan cywilny i legalność pobytu (jeżeli dotyczy),
- zgoda sądu na zawarcie małżeństwa w wyjątkowych sytuacjach (jeżeli dotyczy).
Podczas ceremonii potrzebni są 2 świadkowie z dokumentami tożsamości. Urząd pobiera opłatę skarbową za zawarcie małżeństwa — w materiałach pojawia się kwota 84 zł. Ceremonia może się odbyć również poza siedzibą urzędu za dodatkową opłatą (w materiałach podana kwota 1000 zł), a istnieje opcja skrócenia terminu oczekiwania po uiszczeniu dodatkowej opłaty (w materiałach podana kwota 39 zł). W praktyce oczekiwanie na termin zmienia się od kilku dni do nawet kilku miesięcy; daty są trudniejsze do uzyskania w miesiącach maj–wrzesień. W niektóre dni tygodnia urząd przeprowadza ceremonie ślubne — czwartki, piątki i soboty są najczęściej wymieniane jako możliwe terminy, inne dni wymagają uzgodnienia z kierownikiem.
Gdzie i jak załatwić odpisy aktów, rejestrację urodzeń i zgonów?
Dokumentami zajmują się wyspecjalizowane działy: Dział Wydawania Odpisów i Zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego, Dział Rejestracji Urodzeń, Dział Rejestracji Zgonów oraz Dział Sprostowań, Uzupełnień i Unieważnień Aktów Stanu Cywilnego oraz Zmian Imion i Nazwisk. Każdy dział obsługuje odpowiedni rodzaj sprawy — od wydania odpisu aktu po sprostowanie wpisu w rejestrze.
Wydanie odpisu aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu następuje na podstawie wpisu w rejestrze. Zgłoszenie narodzin i zgłoszenie zgonu składa się w wyznaczonym dziale rejestracyjnym. W przypadku konieczności sprostowania lub uzupełnienia aktu sprawę rozpatruje Dział Sprostowań i Zmian Imion i Nazwisk.
Po zmianie nazwiska wskutek zawarcia małżeństwa należy wymienić dokumenty tożsamości; w materiałach pojawia się wskazanie, że dowód osobisty i paszport należy wymienić w terminie około 30 dni od zmiany nazwiska.
Jak umawiać się i czego się spodziewać przy wizycie?
Termin ceremonii lub wydania dokumentów jest zwykle ustalany po złożeniu i sprawdzeniu kompletów dokumentów. Rezerwacja konkretnej daty bez złożenia dokumentów najczęściej nie jest możliwa; preferencje dotyczące daty można zgłosić przy składaniu dokumentów, a urząd stara się je uwzględnić w miarę dostępności terminów. Dokumenty do spraw małżeńskich można składać osobiście lub przesyłać pocztą, lecz osobiste stawienie się pary do potwierdzenia woli zawarcia małżeństwa jest obowiązkowe.
W siedzibie działa kilka wyspecjalizowanych wydziałów rejestracyjnych obsługujących odpowiednie rodzaje spraw, co wpływa na rozdział i kolejność obsługi interesantów.
Urząd ma pięć wydziałów rejestracyjnych.
